Hvilke krav stiller SkatteFUNN til dokumentasjon?

Kravet er ett: et prosjektregnskap der FoU-kostnadene er skilt fra ordinær drift, med timelistene som en del av det. Timelistene skal signeres av både den som har ført timene og prosjektansvarlig, minst hvert kvartal.

Prosjektregnskapet, med timelistene i

Det er lett å tenke på timelister og regnskap som to ting. I praksis er det ett: prosjektregnskapet skal vise hva FoU-arbeidet har kostet, og timene er som regel mesteparten av den kostnaden.

Regnskapet må la seg skille fra den ordinære driften. Et selskap som fører alt på én kostnadsbærer får en jobb i etterkant som en kontostreng fra start hadde spart dem for.

Timelistene skal vise hvem som har arbeidet på prosjektet, når, og hvor mange timer. De føres per person og per prosjekt.

Kvartalsvis signering

Dette er delen folk oftest ikke har hørt om, og den er lett å oppfylle hvis man vet om den.

Timelistene skal signeres av to: den som har ført timene, og prosjektansvarlig. Det skal skje løpende, og minst hvert kvartal.

Fire ganger i året er ikke mye. Poenget med kravet er at signaturen skal settes mens noen fortsatt husker hva som ble gjort. En signatur satt på hele året i desember sier mindre om det samme.

Regnskapet skal i tillegg godkjennes av revisor. Det er en del av innleveringen, ikke noe dere gjør selv.

Det som ikke er et krav

Her er det verdt å skille to ting som ofte blandes.

Dokumentasjonskravet handler om at kostnadene er dokumentert og signert. Det er en regnskapsplikt, og den er ganske avgrenset.

Søknaden og årsrapporten handler om noe annet: at prosjektet faktisk hadde teknisk usikkerhet. Det er der beskrivelsen av hva dere ikke visste hører hjemme.

Vi ser at folk bruker mye tid på å bekymre seg for det første når de egentlig lurer på det andre. Har dere prosjektregnskapet i orden, er dokumentasjonsplikten oppfylt, uansett hvor mye eller lite dere ellers har skrevet ned.

Sporet hjelper, men er noe annet

Når vi likevel anbefaler å notere underveis, er det ikke for å oppfylle et krav. Det er fordi det gjør søknaden og rapporten enklere å skrive.

Prosjektbeskrivelsen kan skrives på en uke. Det som er vanskelig i etterkant er sporet bakover: hvem gjorde hva, i hvilke uker, og hvorfor dere forkastet den første tilnærmingen. Den informasjonen sitter i hodet på tre personer i januar, og i november sitter den ingen steder.

Fem linjer i uka rekker. Dato, hva dere prøvde, hva som skjedde, hva dere gjorde videre.

Mye av det finnes ofte allerede uten at noen har kalt det dokumentasjon. Commit-historikken viser rekkefølgen arbeidet skjedde i. Saker og pull requests viser hva som ble diskutert og forkastet. Kjøringer som ikke slo baseline ligger i loggene.

Vi ber sjelden noen skrive noe nytt til første møte. Vi ber om det som alt finnes.

Hva dere kan gjøre nå

Er prosjektet i gang, er det to grep som gir mest tilbake for minst arbeid: sett opp prosjektregnskapet slik at FoU-kostnadene ligger for seg, og legg en påminnelse i kalenderen om kvartalsvis signering av timelistene.

Er dere usikre på om det dere holder på med kvalifiserer i det hele tatt, er det spørsmålet verdt å ta først. Vi har skrevet om hvilke prosjekter som kvalifiserer, om satser og frister, og om hva som skiller de godkjente søknadene fra de avviste. Vil dere ha noen til å se på det sammen med dere, står tjenestene våre beskrevet her.

Hvordan fører dere timer på FoU-arbeid i dag?